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6 dicas essenciais para você controlar o seu fluxo de caixa

7 minutos para ler

Um negócio pode ter uma receita alta e mesmo assim levar prejuízo. Uma das principais causas para isso é quando o empreendedor não sabe controlar o fluxo de caixa. Aliás, esse descaso pode ser tão sério ao ponto de levar a empresa à falência.

O fluxo de caixa é fundamental para qualquer empreendimento. O objetivo por trás dessa prática é saber quais são as entrada e saídas de dinheiro e não ser pego de surpresa. Ou seja, administrar todas as contas, de forma a gerenciar as finanças com segurança, além de conhecer os valores disponíveis para fazer investimentos ou melhorias.

Se você quer evitar problemas na hora de controlar o fluxo de caixa, este post é pra você. Nele, reunimos as 6 melhores dicas e informações para fazer uma gestão eficiente. Confira!

A importância de adotar o fluxo de caixa na empresa

Antes de explicar como fazer o controle de fluxo de caixa, vamos ver com mais detalhes as maiores vantagens de realizar esse acompanhamento. Veja abaixo.

Saber a situação real das finanças

Por ser uma atividade relativamente simples, o fluxo de caixa pode mostrar a condição financeira do negócio, como: o que foi recebido, o quanto foi gasto e qual é o resultado atual.

Isso pode ser feito a qualquer momento para saber a situação real das finanças. É um procedimento preciso e eficiente, que permite saber onde e quando será seu próximo passo.

Descobrir se terá dinheiro para cumprir obrigações

Um empreendedor autônomo tem diversas obrigações financeiras para pagar: salários, impostos, fornecedores, parceiros e clientes.

É complicado não saber se você cumprirá com esses compromissos no futuro. O pior é quando você não tem tempo disponível para tomar uma decisão preventiva. Felizmente, o fluxo de caixa é um grande aliado nessa missão.

Combater desperdícios

Durante a gestão do negócio, você descobrirá diversos gastos supérfluos (desnecessários) que comprometerão os resultados. Detectar, diminuir e otimizar esses números deve ser uma atividade contínua. Com registros financeiros em mãos, você saberá onde pode pisar.

Melhorar a tomada de decisões

Você já teve dúvidas de qual é a melhor hora para ampliar os investimentos, contratar novos funcionários, reformar o estabelecimento ou ainda fazer promoções para diminuir o estoque? O fluxo de caixa serve como subsídio para tomar decisões estratégicas e evitar agir em momentos errados.

Tirar a sensação de descontrole

O empreendedor que não sabe como suas finanças estão fica ansioso e perde noites de sono, o que prejudica sua qualidade de vida. Ao controlar o fluxo de caixa, é possível saber como evitar ou recuperar de crises financeiras.

6 dicas para controlar fluxo de caixa

Para fazer esse acompanhamento, basta seguir algumas instruções.

1. Crie uma rotina para seguir à risca

Não existe meio termo quando o assunto é finanças: ou você gerencia como deve ou pode colocar tudo a perder. Portanto, defina uma rotina para ser seguida a todo custo. Veja algumas sugestões.

Diária

  • todo início de manhã (primeira atividade), anote as movimentações do dia anterior;
  • marque os pagamentos a serem feitos no dia;
  • guarde ou salve os documentos (notas fiscais, contratos, recibos, orçamentos etc.).

Semanal

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  • analise as transações da semana;
  • veja se você tem capital para pagar as contas no restante do mês.

Mensal

  • avalie os resultados financeiros obtidos;
  • crie um plano de ação para aumentar as receitas (faturamento) e reduzir gastos.

Vale reforçar que você pode variar sua rotina como bem quiser. Nesse caso, basta definir os dias para controlar o fluxo de caixa. Depois, é só registrar os saldos iniciais e marcar todas as entradas e saídas da conta da empresa.

2. Crie uma previsão de fluxo de caixa

Da mesma maneira que ocorre com as suas finanças pessoais, em seu empreendimento também é importante conhecer seus gastos com precisão. Portanto, utilize uma planilha ou aplicativo para listar suas despesas em um período de 12 meses.

Faça isso para cada mês do ano, além de adicionar a previsão de ganhos (receitas). Assim, você terá uma ideia de como estará seu caixa nos próximos meses.

Considere também as variações de contas básicas, por exemplo: faturas de água e energia provavelmente subirão durante o período de calor. Parece bobeira, mas essa prática evita erros no fluxo de caixa, pois você saberá o quanto terá de ganhar para cobrir essas despesas. Assim você consegue se preparar para imprevistos e visualizar os custos que podem ser evitados ou eliminados.

3. Antecipe problemas

Acompanhe as tendências e monitore as condições do seu segmento de negócio para saber como agir em determinados momentos. Além disso, fique de olho em clientes e fornecedores que possam estar com dificuldades de cumprir as obrigações financeiras firmadas com a sua empresa.

Ao manter-se a par da condição do seu fluxo de caixa, você saberá se houve reajustes no mercado e se seus parceiros comerciais estão pagando as contas em dia. Por exemplo, se o caixa ficar negativo, é possível descobrir se alguém está inadimplente, o que permite fazer cobranças para recuperar esse dinheiro.

4. Maximize as entradas

Se você deseja evitar grandes baixas no fluxo de caixa, terá de procurar formas de aumentar seu faturamento. Existem diversas formas de conseguir isso, como aceitar várias opções de pagamento (cartão de crédito, boleto bancário, transferência e parcelamentos). Pense também em lançar ofertas e promoções para melhorar as vendas.

5. Esteja atento à sazonalidade

A alta ou baixa procura afetam o fluxo de caixa diretamente. Um exemplo clássico: uma empresa que presta serviço com instalação de ar-condicionado terá um faturamento maior em períodos de pico de calor ou frio. Nesses casos pode ser necessário, por exemplo, adquirir um volume maior de peças e contratar mão de obra extra.

Já no comércio em geral, é preciso aumentar o número de atendentes para atender a Black Friday e o Natal, além de reforçar o estoque de produtos para atender o crescimento de pedidos.

Seu empreendimento pode ficar aberto o ano todo, mas para não comprometer o caixa, identifique as datas ou períodos em que terá de ter mais ou menos produtos estocados. Por fim, prepare-se para as épocas de baixa e crie uma reserva financeira para arcar com os custos mensais.

6. Analise os resultados

Após controlar o fluxo de caixa e ter todos os dados em mãos, avalie os resultados e se organize para a tomada de decisões. Para isso, subtraia as saídas das entradas para obter o saldo, que pode ser negativo ou positivo.

Vale citar que nem sempre um número negativo pode ser visto como prejuízo. Afinal de contas, ao considerar o fluxo de caixa, é preciso observar os valores a receber parcelados ou pendentes (marcados para datas futuras).

Por outro lado, você precisa considerar que o fechamento de caixa no vermelho pode mostrar que os gastos são maiores que os recebimentos. Então, você deve pensar em diminuir custos e vender mais.

Com essas dicas para controlar fluxo de caixa, você fará um controle financeiro exemplar. Para agilizar esse processo e facilitar sua rotina, utilize a tecnologia a seu favor. Experimente nosso app Agenda BOA para administrar as finanças do seu negócio. Ele permite administrar pagamentos de clientes (recebidos ou pendentes) e gastos diários, além de fazer cadastros, orçamentos, agendar compromissos e muito mais.

Ficou interessado? Entre em contato conosco para tirar dúvidas. Estamos à disposição!

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