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Veja 4 dicas de como fazer uma ordem de serviço

4 minutos para ler

O sucesso tem um dos seus inícios na elaboração de uma ordem de serviço (OS), porque, por meio dela, a empresa obterá informações importantes do cliente e do serviço desejado. Com isso, haverá uma melhora na competitividade.

A companhia que se preocupa com os processos organizacionais reduz custos administrativos, mantém a qualidade do produto ou serviço e gera maior satisfação no consumidor. Mas, para isso, é preciso ter um controle eficiente. Assim, aprenda a como fazer neste post e coloque em prática agora mesmo!

O que é uma ordem de serviço?

ordem de serviço é um documento que descreve e formaliza o trabalho que será realizado para o cliente. Dessa forma, departamentos e equipes da empresa se comunicam para produzir o que foi solicitado. Conforme o pedido, pode ser necessário um planejamento.

Nele, constarão alguns dados, como nome do cliente, endereço, quantidade, matéria-prima, alguma observação mais específica, data do pedido etc. Com essas informações, o gestor calculará o custo dos materiais e de mão de obra, podendo entrar em contato com os fornecedores para pedir mais produtos. Do mesmo modo, terá condições de manter o estoque equilibrado para atender à demanda.

A ordem de serviço é tão importante que está prevista na Lei nº 6.514/77, no artigo 157, da Consolidação das Leis do Trabalho. Nela, é determinado que os empregados façam uso das OS para que evitem acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais.

Quais as principais dicas para elaborar uma ordem de serviço?

1. Tenha controle de numeração

É relevante manter o controle da numeração das ordens de serviço para poder diferenciar umas das outras. Cada OS deve ter um número único e sempre com a data de processamento da solicitação e com o nome e o cargo de quem a emitiu.

2. Deixe modelos prontos

A OS precisa ser padronizada para que toda a equipe entenda o pedido do cliente. Você pode pegar alguns modelos prontos na internet ou desenvolver um com as informações necessárias para sua empresa produzir o que o consumidor deseja, como:

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  • nome do cliente, endereço e contato;
  • nome do funcionário que fez o pedido;
  • serviço a ser executado conforme o contratado;
  • observações;
  • data da solicitação;
  • data da execução;
  • assinatura da empresa e do cliente.

Se achar necessário, inclua outros dados, como equipamentos que serão usados, tipo de procedimento, laudo técnico, termo de responsabilidade ou garantia, dentre outros. Dependendo da especificidade do produto ou serviço, é indicado procurar uma orientação de um profissional especializado para desenvolver a OS.

3. Opte por soluções tecnológicas

Usufrua da tecnologia implantando um software que administre os dados que serão inseridos nesse documento para que seja gerado automaticamente. Inclusive, pode ocorrer algum registro de dados importantes na execução do trabalho. Assim, você poderá deixá-lo exposto para auxiliar na produção ou não.

Esse sistema de gestão permite mais praticidade, agilidade e produtividade. Além disso, é possível integrar o controle de estoque para consultas e armazenamentos, separar informações por setor, compactar o conteúdo etc.

4. Evite erros

Com o software, é possível prevenir falhas, desde que a OS seja preenchida com atenção e corretamente. Selecione um colaborador que saiba exatamente como devem ser completadas as lacunas para não comprometer o trabalho de produção e a satisfação do cliente.

Quanto mais rápido for preenchida a ordem de serviço, mas produtividade haverá na empresa, assim, será possível administrar outras áreas do negócio.

A inovação tecnológica precisa chegar à ordem de serviço para agregar valores de eficiência e produtividade na empresa. Por isso, um sistema de gestão é tão importante, pois permite o acesso com uma conexão à internet. Assim, a Agenda BOA pode auxiliar nesse quesito. Afinal, ela gere documentos, gerencia pedidos e compromissos e controla o faturamento, os custos e os lucros.

Ficou interessado? Entre em contato com a nossa empresa para podermos orientá-lo no que for necessário.

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